PERENCANAAN PESAN PESAN BISNIS

Disusun Oleh :

                    Nama        :   Ria Indriani

                    Npm          :   19214213

                    Kelas          :   4ea35     

                    Matkul        :   Komunikasi Bisnis#

UNIVERSITAS GUNADARMA

2017

A.    PENENTUAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi.

Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

1.      Perencanaan

Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan.

2.      Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

3.      Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat , maupun  paragraf perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar.

B.     PENENTUAN TUJUAN

Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.

Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

Mengapa tujuan harus jelas ?

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:

a         Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.

b        Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

c         Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.

d        Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.

·         Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

a         Memberi informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

b        Melakukan persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.

·         Cara menguji tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.

-         apakah tujuan tersebut realistik

-         apakah waktunya tepat

-         apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat

-         apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

C.     ANALISIS AUDIENS

Komunikator atau penulis surat ini menggunakan jenis paragraph deduktif dalam cara komunikasinya. Jika dianalisis dari sisi audiens, maka ada beberapa point yang dapat diperhatikan sebagai bahan analisa, antara lain:

1)      Ukuran dan Komposisi Audiens

Secara ukuran dan komposisi, maka audiens dalam surat pembaca ini merupakan audiens dalam jumlah besar. Sehingga seharusnya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda dengan audiens yang komposisinya lebih sedikit. Namun, dalam surat ini, penulis surat pada awalnya hanya menekankan kepada 1 pihak saja sebagai audiens. Bisa dikatakan hanya satu audiens yang mendominasi isi surat ini, yaitu pihak smartfren. Dan di akhir paragraph, barulah penulis surat mencantumkan audiens lainnya, sehingga tata cara komunikasinya dinilai kurang etis bagi audiens lainnya selain audiens pertama.

2)      Siapa Audiensnya

Penulis surat atau komunikator pada awalnya hanya ingin menfokuskan audiens pada satu pihak saja, namun di akhir paragraph, penulis tiba-tiba saja menyebutkan audiens-audiens lain atau pihak-pihak lain, sehingga menjadi tidak fokus. Bias inilah yang mengurangi nilai keefektifan dari surat pembaca ini.

3)      Reaksi Audiens

Seperti analisa saya pada point-point sebelumnya, maka reaksi audiens akan berbeda dari audiens pertama dan audiens lainnya yang hanya disebutkan di paragraph akhir. Dari audiens pertama, mungkin saja akan mendapat reaksi positif karena system komunikasi seperti ini bisa dinilai sebagai complain dari pihak customer yang biasa terjadi saat ada pelayanan yang kurang memuaskan. Namun, berbeda dengan audiens lain yang pada surat ini disebut sebagai operator lain, mungkin saja akan menimbulkan reaksi negative dikarenakan operator lainnya merasa tidak ada hubungan dengan penulis surat.

4)      Tingkat Pemahaman Audiens

Dari penggunaan bahasa penulis surat, maka tingkat pemahaman audiens pun dapat dinilai. Dalam hal ini, asumsikan bahwa audiens yang dimaksud adalah pihak smartfren sebagai audiens utama. Maka pihak smartfren jelas dapat memahami isi surat customer ini sebagai complain dari customer.

5)      Hubungan Komunikator dengan Audiens

Hubungan komunikator dengan audiens jelas terlihat sebagai hubungan customer dengan penyedia jasa.

D.    PENENTUAN IDE POKOK DAN SELEKSI SALURAN MEDIA

1.      Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.

Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :

a         Teknik Curah Pendapat

Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

-         storyteller’s tour

-         random list

-         cfr (conclusions findings recomendation) worksheet

-         journalist approach

-         quetion and answer approach

b        Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.

2.      Seleksi saluran media

Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.

1)      Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

2)      Komunikasi Tertulis

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

REFERENSI

http://riskaekacahyanti.blogspot.co.id/2016/03/penentuan-proses-komposisi.html

https://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/05/11/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

http://bayuhermawan11.blogspot.co.id/2016/10/makalah-perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html

https://shelynora.wordpress.com/2013/03/27/komunikasi-bisnis-analisis-audiens/